Effektivare kommunikation

Lider ni av kommunikationsvärk?

En, två eller tre telefoner? Fast telefon, ”trädgårdstelefon”, DECT, GSM eller 3G? Mobila eller fasta växelanknytningar? Skenande kostnader för mobiltelefoni? Ska företaget betala för privatsamtal? När många frågor om kommunikation söker sina svar behöver företaget sannolikt en kommunikationspolicy.

Vadå? Ja, låt oss förklara med några exempel på lite mer konkreta frågor:

  • Överensstämmer ert sätt att ta hand om inkommande förfrågningar, oavsett om de sker via telefon, e-post, fax mm, med den image ni vill att organisationen och dess erbjudande ska associeras med?
  • Tar det för mycket tid att få tag på folk? Tar det för mycket tid att vittja alla brevlådor (posten, e-posten, mobilen mm)?
  • Har kraven på mobila lösningar lett till ett sammelsurium av enskilda lösningar och därmed sammanhängande problem att hålla kostnader i schack och säkerheten på topp?
  • Har de mobila lösningarna och den förbättrade tillgängligheten till era medarbetare lett till att de börjar få svårt att överblicka sina åtaganden? Har kommunikationsstressen t o m lett till att folk börjar må dåligt?
  • Har ni koll på hur omvärlden uppfattar info@erorganisation.se? Har ni samma kontroll på inkommande e-post (eller fax) som på inkommande post – eller uppfattas det som ett svart hål?
  • Har er växel tjänat ut och ni känner er lite osäkra över om det verkligen är en ny växel ni behöver?
  • Tycker kunderna det är svårt att få tag på säljare eller på produktexpert?
  • Har ni svårt att få ihop verksamheten kommunikationsmässigt? Har ni ett antal små ”isolerade” enheter? Eller, sitter varje enhet med egna lösningar?

De flesta kan nog känna igen sig på någon punkt och i en föränderlig värld är även kommunikationsprocesserna i en verksamhet något som bör omfattas av ett ständigt förbättringsarbete.

Vad gör Akvedukten?

Akvedukten hjälper organisationer att höja kvalitet och effektivitet i sin kommunikation, internt och med omvärlden. Vi brukar formulera det som att man ska sträva efter att minimera kostnaderna för och tiden man lägger ned på onyttig kommunikation och efter att hålla en hög kvalitet på det som är nyttig kommunikation. Läs gärna mer om detta under Kommunikation.

Vanligtvis konfronteras vi av två olika slags problemställningar:

  • ett avgränsat, specifikt problem
  • ett behov av allmänna riktlinjer

Kommunikationspolicy

I det senare fallet rekommenderar vi att en telefoni- eller kommunikationspolicy utarbetas. Akvedukten erbjuder sig att leda framtagandet av en sådan policy. Vi vill i de sammanhangen gärna trycka på värdet av att koppla denna till vad man vill uppnå med verksamhetens kommunikationsstöd. Detta i sin tur har en länk till företagets övergripande strategier och mål. När man definierat detta brukar frågor kring teknikval och vilka befattningshavare som ska ha vilket kommunikationsstöd bli väsentligt enklare att besvara.

IT- eller kommunikationsstöd

När behovet av ett uppdaterat eller nytt IT- eller kommunikationsstöd framstår som relativt tydligt förordar vi en behovsinventering utifrån berörda verksamhetsprocesser. Denna omvandlas vanligtvis till en kravställning och ett upphandlingsdokument för ett nytt IT- eller kommunikationsstöd. Akvedukten leder denna process vidare genom upphandlingsfasen och kan även åta sig implementering och uppföljning av projektet. Se nedan vad gäller de olika faserna i ett sådant projekt.

Så här arbetar vi

Vi arbetar utifrån en viss metodik, vilket bl a innebär att arbetet indelas i olika faser. Ni väljer själva om ni vill att Akvedukten ska vara involverad i eller leda samtliga faser eller bara i vissa av dem:

Kontakta mig gärna för en förutsättningslös diskussion om ett samarbete.