Kartläggnings- och Definitionsfasen är skräddarsydda för just telefoni och datakommunikation. Genomförandefasen har större likheter med upphandlingsprocesser, oavsett vilket sakområde det gäller. Som alltid krävs ju dock en viss bransch- och produktkunskap för ett lyckat genomförande.
Om vi kommit överens om att optimera utnyttjandet av befintliga avtal, så går vi igenom och räknar på alternativen.
Om vi valt alternativet upphandling, så skickas anbudsförfrågan ut till de leverantörer vi kommit överens om. Vi håller kontakten med leverantörerna och gör sedan en utvärdering av anbuden. Vanligtvis leder vi också förhandlingarna med respektive leverantör. Två-tre rapporter presenteras som redovisar resultatet av anbudsutvärderingen, förslag till förhandlingsstrategi samt resultatet av förhandlingarna. Vi gör också en grundlig genomgång och redovisning av slutkandidaternas avtalsvillkor, tjänster och support och pekar på de fallgropar och risker som kan finnas.
Som framgått, kan det också vara så att vi kommit överens om att titta på alternativa tjänster och/eller leverantörer utan upphandling. Vi tar då fram ett förslag baserat på information vi redan har tillgång till eller som vi får efter direktkontakter med en eller flera leverantörer.
Arbetet avslutas med en rapport som redovisar den besparing ni gjort. I förekommande fall ligger denna också till grund för fastställandet av Akveduktens arvode.