Kommunikation
Ett ord som kommunikation har en mängd betydelser, beroende av sammanhanget. Inom tele- och datakommunikationsområdet börjar många tänka i tekniska termer när kommunikation kommer på tal; PABX, telefoni, ISDN, bredband, WAN, Internet etc.
Vad menar då Akvedukten med kommunikation? För att svara på frågan vad kommunikation är, menar vi att man först måste fråga sig varför vi kommunicerar. Om vi här avgränsar oss till organisationer av olika slag skulle nog svaret bli att man i första hand kommunicerar för att uträtta någon form av ärende. Skillnaden i synsätt blir att man istället för att begränsa sig till en viss teknik utgår från verksamheten och dess behov.
Olika kommunikationssätt
Sättet man kommunicerar på, inom en organisa-tion eller med omvärlden, sker huvudsakligen på tre sätt:
- vi talar med varandra (genom personliga möten eller telefonsamtal),
- vi skickar någon form av meddelande (brev, e-post, SMS, fax, EDI mm) eller
- vi gör information tillgänglig (annonser, Webben mm).
Valet av kommunikationssätt styrs i hög grad av traditioner, rutiner och tillgången till tjänster och stödsystem. Vanligen krävs ju någon form av hjälpmedel för att kunna kommunicera, t ex en telefon med ett abonnemang eller en dator med Internetanslutning och ett e-postkonto. Dessutom styrs vårt kommunikationsbeteende av ärendets art eller av hur tillgänglig kommunikationspartnern är. Vi kan också se att ett och samma ärende hanteras via flera olika kommunikationsmedier. Det senare hänger även samman med att kommunikation är dubbelriktad, det är inte bara organisationen som tar kontakt med omvärlden. Omvärlden vill även komma i kontakt med organisationen.
Akveduktens filosofi
Kommunikationen internt och med omvärl-den är livsviktig. Klipper man kommunika-tionslänkarna dör verksamheten. Det är då inte heller så konstigt att vi lägger ned mycket tid och pengar på att kommunicera. Sättet vi kommunicerar på har inte bara med effektivitet att göra, utan är också en del av verksamhetens kvalitet och image. Ofta är potentialen för förbättringsåtgärder.
Akveduktens utgångspunkt är att en verksamhet ska kunna uträtta ärenden och kommunicera på ett effektivt sätt med en hög kvalitet. Man kan skilja på nyttig och onyttig tid som vi lägger ned på att kommunicera. Lite förenklat skulle man kunna uttrycka det som att den onyttiga tiden är den del av tiden som läggs ned på att etablera kontakt, emedan den nyttiga tiden är den tid kommunikation verkligen sker.