Vi börjar med att sätta oss in i verksamheten. Som Du kanske redan läst på annat håll menar vi att kommunikation för en organisation i stor utsträckning är ett sätt att uträtta ärenden. För att uträtta ärenden behöver man kommunicera både internt och externt. Inte minst vill ni säkert att omvärlden, t ex kunderna, ska tycka att det är enkelt att kommunicera med er. Vi identifierar vilken typ av ärenden organisationen har behov av att uträtta, hur kommunikationsflödena ser ut idag, vilka behov av förbättringar organisationen uttrycker samt vilka tjänster och stödsystem som nyttjas. Resultatet av detta ställs samman i en rapport som ligger till grund för om ni vill gå vidare i arbetet och, om så är fallet, arbetets fortsatta inriktning.
Det är viktigt att gå in med öppna ögon i detta skede och inte vara begränsad av att redan ha en viss lösning för ögonen. Kartläggningen av behoven är ofta en försummad fas, vilket allt för ofta leder till att tekniken blir styrande i stället för det som borde vara självklart; nämligen verksamheten. Läs mer om några vanliga fallgropar.
Akvedukten utför kartläggningen och sammanställer resultaten av densamma. Arbetet bedrivs i nära samarbete med verksamhetsansvariga och funktionsansvariga för de olika kommunikationslösningar ni nyttjar.